Эта статья является расширенным ответом на статью «Как организовать мероприятие». Написана она на основании личного опыта организации встреч User Group в родном городе.

Самая первая проблема, с которой сталкиваются организаторы мероприятий — это отсутствие бюджета либо наличие его малой части (в противном случае организация мероприятия больше похожа на растрату средств). Будем исходить из этой ситуации.

Место проведения

Самым дешевым способом проведения мероприятий на начальном этапе является проведение в университете.

Плюсы:

• очень дешево либо бесплатно
• наличие большого количества аудиторий / залов
• как правило, есть проектор, если проводить в одном из конференц-залов
• большое количество студентов

Минусы:

• как правило, статус мероприятий, что проводятся в университетах, низкий
• могут быть проблемы с пропусками, бюрократия при получении разрешения на проведения мероприятия
• нужны дополнительные люди для развешивания плакатов, рисования стрелочек по корпусам и т.д.

Эти проблемы можно решить, если есть знакомые преподаватели в университете (и как правило, они есть). Но вот с бюрократией еще никто не смог справиться.

Следующий вариант — это договориться ИТ компаниями. Как их убедить — поговорим чуть ниже.

Если нет проектора, но он нужен — не покупать же его?

Сразу купить проектор сложно, поэтому тут необходимо искать место проведения с проектором, либо брать его напрокат.

Я сейчас выбираю проектор для группы, средняя цена проектора — около $500.

Поиск докладчиков

Будьте готовыми, что на первых двух-трех мероприятиях докладчиками будете вы сами и (или) ваши друзья / хорошие знакомые. Надеяться, что с первых встреч к вам выстроятся в очередь специалисты-гуру не приходится.

Нужно ли платить докладчикам? Если у вас есть бюджет, почему бы и нет? Но мы выходим из ситуации, что бюджет у нас небольшой. Мы решили эту проблему по своему — мы дарим нашим докладчикам интересные книги, оригинальные электронные книги, рюкзаки (смотри спонсорская помощь) Это лучше, чем ничего, и оставляет приятные впечатления у всех.

Поиск докладчиков необходимо вести всегда — вы можете разместить объявления на сайте, использовать все известные вам социальные сети и ресурсы, но, как правило, они находятся при личных контактах. Поэтому необходимо самому принимать участие в различных мероприятиях, где можно найти заинтересованных людей. Лучше всего сделать доклад на другом мероприятии и к качестве небольшого лирического отступления рассказать о своих идеях.

Как можно заинтересовать докладчиков:

• объяснить, что участие в мероприятии — это хороший самопиар, уровень которого очень сильно коррелирует с уровнем зарплаты;
• возможность отточить ораторские способности на локальных мероприятиях для возможного участия в более солидных конференциях в будущем;
• материально;
• предложить какие-то плюшки в виде скидок на книги, ПО, приглашение на хабр и т.д. (тут в дело идет все, что есть под рукой или о чем удалось договорится).

Поиск спонсоров

Это вопрос длительный и сложный. Вы должны убедить компанию, что ей будет выгодно расстаться с n-ой суммой денег.

Несколько правил:

• не нужно говорить, какой вы молодец и какая классная у вас идея проведения мероприятия, а необходимо остановиться на выгодах, которые может получить компания от участия в инициативе. Всех компаний интересует набор персонала, поэтому можно сказать, что на мероприятии будет определенное количество таргетированной аудитории. Далее можно рассказать о том, что участие может помочь компании создать имидж лояльной компании и компании, которая работает на перспективу.
• можно предложить представителю компании рассказать о себе 5-10 минут, раздать буклеты или другую информацию
• если у вас есть свой сайт — предложить сделать рекламную рассылку по своей базе, разместить баннер или логотип на сайте;

Кроме денежных спонсоров могут быть информационные — это блогеры, онлайн-издания и т.д., которые могут написать о вашей инициативе и разместить ссылки на вас. Денег это вам не принесет, но поможет в дальнейшем.

Нужно помнить, что компании могут тоже проводить подобные семинары, поэтому можно договорится о совместной встрече.

Хуже, когда компании (или другие похожие группы в вашем городе) пытаются тянуть одеяло на себя, что приводит к ситуации, когда участники мероприятий начинают в них путаться, что приводит к снижению интереса у обеих сторон. В идеале все структуры должны взаимодействовать между собой и помогать друг другу.

Проблемы, как без них?

Нужно понимать, что проблем будет много.

Вот некоторые из них:

• если вы проводите мероприятия в разрезе Microsoft, то всегда найдутся люди, которые будут приходить и говорить «MS — га*но», организатор — «адепт», «зомби», а кто-то наверняка напишет, что вы продались «корпорации зла» и т.д. Это актуально для всех видов мероприятий, не зависимо от темы, уровня зарплаты, статусов и опыта работы;
• вы наверняка столкнетесь с низкой активностью и небольшой посещаемостью ваших мероприятий;
• все равно кто-то будет не доволен вашей работой;
• вы должны располагать большим количеством свободного времени.

Полезные ссылки:

• Чеклист организатора лекции, мастер-класса, семинара
• Как делать презентации
• Законы Мерфи для событий и встреч

Рекомендую

Рекомендую прочитать книгу «The Rational Guide to Building Technical User Communities» от Rational Press. Автор, Greg Low, обладает статусами MVP и Microsoft Regional Director, является организатором нескольких технических сообществ, а также докладчиком со стажем. Эта книга должна быть полезной для тех, кто хочет заниматься организациями встреч.

Если что-то забыл — можете пинать в комментариях. Спасибо за внимание!